Expertentipp Nr. 45: Das Diktat des Dringenden

Kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor?

Sie kommen am Montag Morgen ins Büro. Es erwartet Sie ein Tag, der voll verplant ist mit Meetings, Kundenterminen und Administrativem. Um 9:30 sitzen Sie an Ihrem Schreibtisch, bei der Arbeit als plötzlich die Kollegin au der Buchhaltung kommt und unbedingt die Spesenabrechung vom letzten Monat braucht und zwar bis Mittag.

Zerknirscht, da es ohnehin nicht gerade Ihre Lieblingsarbeit ist, wenden Sie sich Ihren Spesen zu und lassen das andere liegen. 1 Stunde später, gerade als sie fertiggeworden sind, kommt der Chef zur Tür herein und sagt Ihnen, dass er für das Meeting am Nachmittag noch ein paar Zahlen von Ihnen braucht. Eine weitere Stunde später haben Sie auch das erledigt und schaffen es gerade noch rechtzeitig zu Ihrem Kundentermin .. ihre Büroarbeit ist liegengeblieben.

Solche Situationen laufen pausenlos in Firmen ab. Das Dringende diktiert das Geschehen. Das führt leider sehr oft dazu, dass das Wichtige liegen bleibt bis es dringend wird. Wir haben den Eindruck, den ganzen Tag beschäftigt zu sein, kommen aber dennoch nicht vom Fleck – wie der Hamster im Laufrad.

Eisenhower Modell

Dazu passend möchte ich Ihnen kurz das Eisenhower Modell vorstellen bzw. in Erinnerung rufen.

Es unterscheidet Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und nach ihrer Wichtigkeit und teilt sie so in A-B-C-D Aufgaben ein.

A: Dringend und wichtig

Diese Aufgaben sind diejenigen, die uns oft unangenehmen Stress verursachen. Sie sollten Sie selbst erledigen und zwar rasch/heute.

B: Wichtig, aber nicht dringend

Für diese Aufgaben planen Sie sich Zeit für die Erledigung ein, einen Termin mit sich selbst sozusagen. Tun Sie das nicht, bleiben diese oft so lange liegen bis sie dringend und somit zu A Aufgaben werden.

C: Dringend, aber nicht wichtig

Diese Aufgaben können Sie delegieren – an Kollegen, Mitarbeiter, wer immer dafür zur Verfügung steht.

D: Weder dringend noch wichtig

Diese Aufgaben sollten Sie gar nicht erledigen, sondern einfach streichen.

Was ist wichtig?

„Es geht nicht primär darum die Dinge richtig zu tun, sonder vor allem darum die Richtigen Dinge zu tun.“ (Peter Drucker)

Aber was sind die Richtigen Dinge? Allgemein gesagt sind es diejenigen, die uns deutlich vorwärts bringen, A und B Aktivitäten nach dem Eisenhower Modell. Je mehr wir es schaffen diese zu tun, desto erfolgreicher sind wir.

Und das betrifft nicht nur Ihren Beruf sondern Ihr gesamtes Leben. Fragen Sie sich: „Was sind die Dinge, die mich im Leben weiterbringen?“

Wenn die Unterscheidung manchmal schwer fällt, dann gehen Sie gedanklich ein Stückweit in die Zukunft und blicken Sie zurück. Von hier aus sehen Sie sehr deutlich was wirklich wichtig war und was nicht.

Was können Sie tun?

Analysieren Sie mal einen Arbeitstag, oder noch besser ein Arbeitswoche indem Sie alles was Sie tun aufschreiben (Inhalt und benötigte Zeit) und teilen Sie alle diese Tätigkeiten in A-B-C-D ein. Sie werden erstaunt sein über das Ergebnis.

Kategorisieren Sie alle Ihre zukünftigen Aufgaben in A-B-C-D, machen Sie entsprechende Termine mit sich selbst, delegieren Sie und misten Sie aus.

Lassen Sie Pufferzeiten in Ihrer Tagesplanung für unvorhergesehene A’s.

Fragen Sie sich immer wieder: „Was von dem was ich mache, kann ich ganz weglassen?“

Fragen Sie sich immer wieder: „Was von dem was ich mache kann jemand Anderer ähnlich gut oder besser, aber günstiger als ich?“ (zu diesem Zweck sollten Sie ausrechnen was Sie pro Stunde Ihrer Firma kosten, bzw. was Sie Ihrer Firma bringen) und lagern Sie alles was irgend möglich ist aus. So bleibt mehr Zeit für die B Aktivitäten.

Ihr Erfolg im Beruf und im Leben überhaupt hängt sehr stark davon ab wie gut Sie es schaffen möglich viel Zeit an Ihren B Aktivitäten zu arbeiten.

Wenn Sie an diesem Thema interessiert sind oder Fragen bzw. Anregungen dazu haben, freuen wir uns auf Ihre E-Mail/Ihren Anruf!

• Wir freuen uns auf Ihre Meinung zu diesem Thema! Hier können Sie sich mit Ihrem VBC-Benutzernamen und Passwort einloggen oder neu registrieren, um einen Kommentar zu verfassen.